Kapazitätscockpit schafft Echtzeit-Transparenz

Die effiziente Steuerung von Betten, Personal, Operationssälen und Notfallkapazitäten gehört zu den grössten Herausforderungen im Spitalalltag. Für das Management ist es heraufordernd, den Überblick über komplexe und dynamische Patientenströme zu halten und auf kurzfristige Veränderungen zu reagieren. Zwar sind die relevanten Informationen in verschiedenen Systemen vorhanden.

Mitarbeitende mussten diese bisher aber manuell zusammenführen und in einem Excel auswerten. Eine spitalweite Gesamtsicht fehlte bis anhin und Mitarbeitende mussten die Entscheidungen oft auf Basis einzelner Momentaufnahmen fällen.

Daten werden in Echtzeit konsolidiert

Mit dem Kapazitätscockpit (KCP) verfügt das Universitätsspital Basel (USB) nun über ein spitalweites Steuerungsinstrument, das Daten in Echtzeit konsolidiert. Es bietet eine gesamtheitliche Sicht auf belegte und freie Betten, Pflegepersonal, OP-Kapazitäten inklusive verfügbares Pflegepersonal und das aktuelle Notfallaufkommen. Ziel ist es, Transparenz zu schaffen, Ressourcen effizient einzusetzen und fundierte Entscheidungen zu ermöglichen.

Das USB kann Engpässe nun früher erkennen und bereichsübergreifend für Lösungen sorgen.

Das KCP bietet verschiedene Ansichten, abgestimmt auf die jeweiligen Bedürfnisse der Mitarbeitenden im Spitalalltag: eine operative Tagesansicht für die kurzfristige Planung, eine Bereichssicht für die mittelfristige Koordination und eine Gesamtsicht für Führungsentscheide. Das USB kann Engpässe so früh erkennen und bereichsübergreifend für Lösungen sorgen.

Unterstützung in der interdisziplinären Zusammenarbeit

Das Cockpit löst manuelle Prozesse ab – etwa die frühere SharePoint-Liste zur Pflegepersonalausstattung oder die tägliche Bettenliste mit der Übersicht freier Betten. Heute sind alle relevanten Informationen automatisiert, aktuell und transparent verfügbar. Das KCP wird in den operativen Gremien des Integralen Kapazitätsmanagements (IKM) genutzt und unterstützt die interdisziplinären und interprofessionellen Teams bei der täglichen Entscheidungsfindung.

Eine spitalweite Gesamtsicht fehlte bis anhin und Mitarbeitende mussten die Entscheidungen oft auf Basis einzelner Momentaufnahmen fällen.

Ein Highlight ist der automatisierte Crowding-Report für das Notfallzentrum. Er zeigt auf, wann der Notfall überlastet ist und wo im USB-Betten verfügbar sind für die Aufnahme stationärer Notfallpatient:innen. Das Notfallzentrum kann so entlastet werden.

Entwickelt wurde das KCP in einer Co-Projektleitung durch das IKM und das Data-to-Business-Team des USB – in enger Zusammenarbeit mit der Ärzteschaft, Pflege/MTT, ICT, dem Notfallzentrum und der Plattform OP-Betrieb. Basis ist eine SAP-HANA-Datenbank mit Echtzeitanbindung an die relevanten Quellsysteme.

Die enge Einbindung aller relevanten Stakeholder sowie die Information in zentralen Gremien trugen massgeblich dazu bei, anfängliche Skepsis abzubauen, Vertrauen zu schaffen und den praktischen Nutzen aufzuzeigen. Inzwischen nutzen über 700 Mitarbeitende das KCP. Aktuell wird das KCP gemeinsam mit der Inneren Medizin gezielt weiterentwickelt und um ärztlich relevante Funktionen und Ansichten ergänzt, um den Nutzen für die klinische Entscheidungsfindung weiter zu erhöhen.

Die enge Einbindung aller relevanten Stakeholder sowie die Information in zentralen Gremien trugen massgeblich dazu bei, anfängliche Skepsis abzubauen.

Das KCP erleichtert die Steuerung spürbar: Informationen stehen konsistent zur Verfügung, Diskussionen basieren auf gemeinsamen Fakten, und Entscheidungen können schneller getroffen werden.

KCP ist nur so gut wie die gepflegten Quellsysteme

Eine zentrale Herausforderung bleibt die Datenqualität: «Das KCP ist nur so gut wie die gepflegten Quellsysteme.» Das Projektteam unterstützt die betroffenen Organisationseinheiten eng und bietet bei Bedarf Schulungen an.

Zudem sollen bereichsübergreifende Kennzahlen weiterentwickelt werden. Vorgesehen ist eine gemeinsame Ampellogik, die das Zusammenspiel von Betten- und OP-Auslastung, Personalverfügbarkeit und Notfallaufkommen sichtbar macht.

Mit dem Kauf und der Integration des St. Claraspital Basel stehen die Verantwortlichen vor der Chance, Kapazitäten standortübergreifend zu steuern.

Nach dem erfolgreichen Go-Live im Juni 2025 ist das KCP heute fester Bestandteil der täglichen Steuerung. Mit dem Kauf und der Integration des St. Claraspital Basel stehen die Verantwortlichen vor der Chance, Kapazitäten standortübergreifend zu steuern und eine gemeinsame Gesamtsicht über beide Standorte sicherzustellen. Deshalb hat die Anbindung des St. Claraspitals an das KCP höchste Priorität: Sie soll die standortübergreifende Übersicht jederzeit ermöglichen und damit die Grundlage für eine optimale Planung und Steuerung über beide Standorte hinweg schaffen.

Weitere Entwicklungen sind ein Analytics-Dashboard (retrospektiv) und eine Forecast-Ebene (prospektiv). So entwickelt sich das KCP Schritt für Schritt von einer operativen Echtzeitplattform zu einem integrierten Analyse- und Planungstool und wird zum zentralen Instrument für ein datenbasiertes und vorausschauend gesteuertes Spital.

Beitragsbild: Canva