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Eine effiziente Koordination der Pflegepersonalressourcen ist aktuell unerlässlich – ein Erfolgsbericht aus fast zwei Jahren Ressourcenallokation am Universitätsspital Basel (USB).
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Das Universitätsspital Basel (USB) stand während der COVID-19-Pandemie vor erheblichen Herausforderungen. Der durch die Einrichtung spezialisierter COVID-19-Kohortenstationen erhöhte Personalbedarf sowie viele krankheitsbedingte Personalausfälle hatten die Einführung einer zentralen Ressourcenallokation zur Folge.
Der tägliche Austausch zwischen den pflegerischen Departementsleitungen, der Leitung des Bettenmanagements und der Leitung des zentralen temporären Personals (ZTP) ermöglichte die adäquate Verteilung des Pflegepersonals. Nach dem Rückgang der Pandemie wurde die zentrale Ressourcenallokation reduziert und schliesslich eingestellt. Dennoch zeigte sich im weiterhin angespannten Betrieb, dass eine effiziente Koordination der Personalressourcen angesichts der fluktuierenden Patientenzahlen und des Fachkräftemangels unerlässlich ist. Daher wurde im Dezember 2022 eine weiterentwickelte Ressourcenallokation eingeführt.
Die Ziele der Ressourcenallokation umfassen eine aktuelle Personalübersicht, eine effiziente Nivellierung der Ressourcen, eine neutrale Koordination und Steuerung sowie eine priorisierte Verteilung der Personalressourcen. Ein regelmässiger Austausch (Huddle) zwischen den steuernden Einheiten der Direktion Prozesse, Steuerung und Entwicklung (Kapazitäts- und Bettenmanagement, ZTP) und den Departementsleitungen Pflege/MTT wurde hierfür etabliert. Dieses tägliche Ressourcenhuddle findet werktags mithilfe einer digitalen Zusammenfassung der aktuellen Personal- und Bettensituation statt. Auffälligkeiten werden diskutiert und Personalverschiebungen beschlossen, primär mit temporärem Personal.
Die festgelegten Ziele haben im USB eine klare Struktur und Effizienz in der Ressourcenverwaltung etabliert. Durch eine effiziente Nivellierung über alle Bereiche hinweg wurden die Ressourcen optimal verteilt. Dies gewährleistet eine gleichmässige Auslastung und führt zu einer verbesserten Nutzung der Ressourcen, wodurch Über- oder Unterkapazitäten vermieden werden.
Eine neutrale Koordination und Steuerung der Personalressourcen führt zu objektiven Personalentscheidungen ohne individuelle Abteilungsinteressen. Die Personalressourcen werden nach klar definierten Prioritäten verteilt. Ein regelmässiger Austausch zwischen der Direktion für Prozesse, Steuerung und Entwicklung (PSE) und den pflegerischen Departementsleitungen fördert Kommunikation und Zusammenarbeit. Dies erlaubt es, die Ressourcenallokation flexibel an Veränderungen oder Herausforderungen anzupassen.
2024 konnten weitere positive Entwicklungen verzeichnet werden: Im Schnitt wurden pro Tag 1,4 interne Personalverschiebungen vorgenommen, was zu einer noch effektiveren Anpassung der Ressourcen an die Bedürfnisse der Stationen führte. Zudem konnte die Besetzung der Dienste auf einen Durchschnitt von 95 Prozent (im Vergleich Januar bis Juni 2023: 88 %) gesteigert werden. Die Besetzung durch internes temporäres Personal erhöhte sich auf 100 Prozent (Januar bis Juni 2023: 77 %) und die Abhängigkeit von externem temporärem Personal wurde damit auf 0 Prozent reduziert. Diese Massnahmen haben nicht nur die Qualität der Dienstleistungen verbessert, sondern auch zu erheblichen Kosteneinsparungen geführt.
Beitragsbild: Canva.com
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